Hoe langer ik in projectteams actief ben, hoe enthousiaster ik word. Die ervaring maakt ook dat dingen gaan opvallen. Regelmatig zie ik hoe moeilijk het is om goed naar elkaar te luisteren. En hoe cruciale informatie daarbij niet of soms te laat boven komt drijven. ‘Ja, jij hebt makkelijk praten, Henrike. Observeren en luisteren zitten in jouw DNA.’ Dat besef ik en het is mijn natuurlijke reflex om ‘de vraag achter de vraag’ te achterhalen: Waarom wil je dit weten? Waarom maak je deze opmerking, al dan niet als grap? Ik laat je graag aan de hand van een paar voorbeelden uit mijn eigen praktijk zien hoe ik de kracht van luisteren ervaar.
Mooi project met een sociale insteek
Momenteel ben ik als assistent-projectleider actief bij de ontwikkeling van 100 flexwoningen in de gemeente Heemskerk. Een bijzonder en sociaal project met als doel om in een kort tijdsbestek 100 flexwoningen voor verschillende doelgroepen te realiseren. Een kleine bijdrage aan de woningnood; mijn hart gaat hier sneller van kloppen! Een project met strakke deadlines en dus moeten de handen uit de mouwen. Juist daar komt het thema ‘luisteren’ heel goed van pas.
Luisteren, samenvatten, doorvragen
Het is een bekende basistechniek in de communicatie. Toch zijn we vaak nog erg bezig om onze eigen ideeën en zorgen op tafel te leggen waardoor er onvoldoende ruimte is om te horen wat de ander zegt. En vooral bedoelt.
Harde versus zachte signalen
Soms gaat het om hele concrete zgn. harde informatie. Denk aan de deadline voor de vergunningsaanvraag voor de flexwoningen. Deze aanvraag doen wij het liefst nog voor het einde van dit jaar. Vanaf 1 januari gaat de nieuwe Omgevingswet in en dat brengt een boel veranderingen met zich mee, ook voor dit project.
Wat was er gebeurd als we deze informatie niet tijdig opgepikt (‘gehoord’) hadden in het team? Wat als we niet voldoende naar elkaar geluisterd hadden en over het hoofd hadden gezien dat deze nieuwe wet onze plannen kon beïnvloeden? Grote kans dat we niet zo alert geweest waren op de deadline en dan was de aanvraag pas ná 1 januari ingediend. Gevolg: langere procedure, uitstel van de bouw, meer kosten, enz. Terwijl we er juist zo hard aan werken om die broodnodige extra woningen te realiseren.
Maar ook zachte signalen zijn belangrijk om opgepikt te worden. Zoals bij dit teamlid dat ondergesneeuwd raakt en – om wat voor reden dan ook – niet in staat is om het tijdig aan te geven. Als we de ‘zachte’ signalen niet oppikken, is het risico op uitval groot. Een gemiste kans. Extra capaciteit of ondersteuning had eerder ingezet kunnen worden. Kostbare tijd, energie en geld bespaard.
Zo zijn er nog legio voorbeelden waarbij ‘luisteren’ van cruciaal belang blijkt te zijn. Ook buiten de projectwereld natuurlijk.
Luisteren is winst
Ik ben ervan overtuigd dat de kracht van een team de som is van de kennis, ervaring en inzet van de individuele teamleden. Wanneer je oog hebt voor elkaar en voor de ‘vraag achter de vraag’ kan er makkelijker en opener gecommuniceerd worden. Dat geeft winst op alle fronten: minder misverstanden, efficiëntere probleemoplossing, betere besluitvorming en het kost minder tijd en geld.
Blijf dus alert en geef die ruimte om naar elkaar te luisteren. Of het nu gaat om feitelijke of gevoelsmatige informatie. Veel succes!